Control horario y registro de jornada: cómo elegir un sistema que cumpla con la ley
Controlar la jornada de los empleados ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación legal. Sin embargo, alrededor del registro horario circula mucha confusión: qué exige exactamente la ley, qué cambios están por llegar y, sobre todo, qué tipo de sistema de control horario para empleados conviene elegir para cumplir sin que se convierta en una carga.
En esta guía lo aclaramos punto por punto, separando lo que ya es obligatorio de lo que todavía está en trámite, para que tomes una decisión informada y elijas una solución que cumpla hoy y esté preparada para lo que viene.
¿Es obligatorio el registro de jornada? Qué dice la ley hoy
Sí. El registro diario de la jornada es obligatorio en España desde mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La norma afecta a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector.
Para ser válido, el registro debe cumplir cuatro condiciones:
Diario
Debe anotarse la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
Fiable y objetivo
Los datos no pueden ser fácilmente manipulables.
Accesible
Debe estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Conservable
Los registros deben guardarse durante cuatro años.
Un punto que genera dudas: a día de hoy, los métodos no digitales —incluido el papel o una hoja de cálculo— siguen siendo legales, siempre que cumplan los requisitos de fiabilidad, accesibilidad y conservación. El problema es que, en la práctica, demostrar que un Excel es fiable y no manipulable resulta muy complicado.
Lo que viene: la reforma hacia el fichaje digital
El Gobierno está tramitando una reforma para que el registro horario pase a ser exclusivamente digital, dejando atrás el papel y el Excel. La dirección que marca el borrador apunta a sistemas con trazabilidad, datos inalterables y acceso remoto para la Inspección de Trabajo.
Seamos precisos: a mediados de 2026 ese nuevo Real Decreto todavía no está publicado en el BOE y no tiene una fecha cerrada de entrada en vigor. La tramitación se ha alargado por distintos informes y revisiones técnicas, así que cualquier mensaje que dé por hecho que "el fichaje digital ya es obligatorio" no se ajusta a la realidad.
¿Qué significa esto para tu empresa? Que no hay motivo para la alarma, pero sí para la previsión. Adaptarte ahora a un sistema que ya cumple los criterios digitales te permite seguir trabajando con tranquilidad y estar listo el día que la norma se publique, sin tener que improvisar en pocas semanas.
Sanciones por no llevar el registro de jornada
Infracción grave (LISOS)
751 € – 7.500 €
por cada centro de trabajo
No registrar la jornada está tipificado como infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Para empresas con varias sedes, esa cuantía puede multiplicarse rápidamente.
Además, las propuestas de reforma que se debaten plantean endurecer el régimen sancionador y calcular las multas por trabajador afectado en lugar de por centro. Más allá de las cifras, la Inspección de Trabajo aplica criterios cada vez más estrictos, por lo que llevar un registro ordenado y demostrable es la mejor forma de evitar sustos.
Qué debe tener un buen sistema de control horario
Elegir bien la herramienta es lo que marca la diferencia entre cumplir con esfuerzo y cumplir sin pensar en ello. Estas son las funciones que deberías exigir:
Fichaje móvil y multidispositivo
Tus empleados deben poder fichar desde el móvil, el ordenador o un dispositivo en el centro. Imprescindible para equipos en movilidad, teletrabajo o varias sedes.
Registro de pausas y descansos
Un sistema completo no solo anota entrada y salida: también recoge las pausas y los descansos, ofreciendo una imagen real y precisa de la jornada.
Trazabilidad y datos fiables
Para que el registro sea válido (y para anticiparte a la futura norma digital), los datos deben quedar registrados de forma fiable y difícilmente manipulable, con un histórico consultable.
Accesibilidad y conservación
La información debe estar disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección, y conservarse durante los cuatro años que exige la ley. Un sistema en la nube lo resuelve de forma automática.
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Preguntas frecuentes sobre el control horario
¿Están obligadas todas las empresas a registrar la jornada?
Sí. La obligación, vigente desde 2019, afecta a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, sin importar su tamaño o sector.
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
La obligación es registrar la jornada de forma fiable y accesible. El registro exclusivamente digital es una reforma en tramitación que, a mediados de 2026, todavía no se ha publicado en el BOE. Lo recomendable es prepararse con un sistema que ya cumpla esos criterios.
¿Tengo que registrar la jornada de los trabajadores a tiempo parcial?
Sí. La obligación aplica a toda la plantilla, incluidos los contratos a tiempo parcial.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar los registros?
La ley exige conservarlos durante cuatro años y mantenerlos a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
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